Tenir sa comptabilité quand on démarre : la version simplifiée suffit

Bonjour,

La semaine dernière, on a passé une heure entière dans la TVA. Cette semaine, je vous dois une compensation. Voici probablement le sujet le plus rassurant de tout le parcours.

Quand quelqu'un me dit « je n'ose pas me lancer parce que je ne sais pas tenir une comptabilité », je réponds presque toujours la même chose. Vous n'avez sans doute pas à en tenir une. Pas au sens où vous l'imaginez. Pas de plan comptable, pas de bilan, pas de logiciel à CHF 40 par mois.

Il y a un « presque ». Il tient dans une ligne que beaucoup de débutants ne tiennent pas. J'y viens à la moitié de cette édition.

Le droit comptable suisse range les entreprises en deux camps. Le portail PME de la Confédération l'expose sans détour.

Doivent tenir une comptabilité complète : les personnes morales, c'est-à-dire les SA, les Sàrl, les sociétés en commandite par actions, les sociétés coopératives, les associations et les fondations. Ainsi que les entreprises individuelles et les sociétés de personnes ayant réalisé « un chiffre d'affaires supérieur à CHF 500'000 lors du dernier exercice ».

Les autres, c'est-à-dire les entreprises individuelles et les sociétés de personnes sous ce seuil, « doivent tenir au minimum une comptabilité simplifiée qui ne comporte que les recettes, les dépenses et le patrimoine ».

Trois mots. Recettes. Dépenses. Patrimoine. C'est tout ce que le Code des obligations vous demande si vous démarrez en entreprise individuelle.

Et je souligne au passage un point corrigé dans l'Édition 3, parce qu'il circule encore beaucoup. Ce n'est pas votre inscription au registre du commerce qui déclenche l'obligation comptable complète. C'est votre chiffre d'affaires. Une entreprise individuelle inscrite volontairement au registre, qui facture CHF 60'000, reste en comptabilité simplifiée.

Relisez la première liste. Les personnes morales y figurent sans condition de chiffre d'affaires.

Une Sàrl tient une comptabilité complète dès son premier franc. Pas de version allégée, pas de seuil de tolérance, pas de période de démarrage. Bilan, compte de résultat, inventaire, pièces justificatives.

C'est un coût réel. Dans l'Édition 4, on a compté les CHF 1'900 à 4'600 de frais de constitution. Ce qu'on ne compte presque jamais, c'est la ligne qui revient chaque année ensuite : la comptabilité de la société, que la plupart des créateurs finissent par confier à une fiduciaire.

Je ne vous dis pas de renoncer à la Sàrl. La responsabilité limitée se paie, c'est une décision légitime. Je vous dis de faire entrer cette charge annuelle dans votre comparaison au moment du choix, pas au moment de la première facture de bouclement. Demandez deux ou trois devis avant de décider, pas après.

Voici le cœur de cette édition.

Le Code des obligations vous demande trois choses. L'administration fiscale, elle, vous dit très précisément à quoi elles doivent ressembler. Et c'est cette liste-là, pas celle du Code, qui décide de votre travail réel.

Le questionnaire fédéral destiné aux contribuables exerçant une activité indépendante est explicite : « Les contribuables à profession indépendante sans comptabilité commerciale sont tenus de remplir complètement ce questionnaire et d'y joindre un état des actifs et des passifs, un relevé des recettes et des dépenses ainsi que des prélèvements et apports privés (art. 125, al. 2). »

Le canton de Fribourg reprend exactement la même exigence dans ses instructions à l'annexe 05, celle que vous remplirez dans FriTax. À défaut de comptabilité commerciale régulière, il faut joindre un état des actifs et des passifs, un relevé des recettes et des dépenses, ainsi que les prélèvements et apports privés. Les instructions ajoutent que ces relevés doivent être établis « de manière continue, sans omission et de façon conforme à la vérité », avec une récapitulation en fin d'exercice.

Retenez « de manière continue ». Cela exclut la méthode que je vois le plus souvent : le sac de quittances qu'on retourne sur la table du salon un dimanche de mars.

Vous avez vu le troisième document apparaître deux fois : les prélèvements et apports privés.

C'est celui que les débutants oublient, parce qu'il ne ressemble ni à une recette ni à une dépense.

Un prélèvement privé, c'est de l'argent ou un bien qui sort de l'entreprise pour votre usage personnel. Vous virez CHF 3'000 de votre compte professionnel vers votre compte privé. Vous payez vos courses avec la carte de l'entreprise. Vous gardez pour vous un ordinateur acheté par l'activité.

Un apport privé, c'est l'inverse. Vous remettez CHF 5'000 de vos économies pour passer un mois creux. Vous mettez votre voiture personnelle au service de l'activité.

Pourquoi c'est important : ces mouvements ne sont ni du chiffre d'affaires ni des charges. Si vous les mélangez avec le reste, votre bénéfice est faux. Trop bas si vous avez compté vos prélèvements comme des dépenses, trop haut si vous avez compté vos apports comme des recettes. Dans les deux cas, c'est ce bénéfice faux qui part chez le fisc puis à la caisse de compensation.

Le remède est mécanique, il coûte zéro franc, il vous fera gagner des heures. Ouvrez un compte bancaire séparé pour l'activité et ne payez plus jamais une dépense privée depuis ce compte. Quand vous avez besoin d'argent, faites un virement vers votre compte privé, en une ligne identifiable. Ce virement est votre prélèvement. Votre relevé bancaire tient alors le troisième document à votre place.

Une précision qui compte, parce que je vois beaucoup d'approximations sur ce point.

La règle officielle vise les entreprises qui ont réalisé un chiffre d'affaires supérieur à CHF 500'000 lors du dernier exercice. Elle regarde donc en arrière, sur l'exercice écoulé. Elle ne dit pas que vous basculez le jour où votre compteur franchit le seuil en cours d'année.

Je m'arrête là volontairement. Je n'ai pas trouvé, sur une source officielle, de règle publiée qui fixe la date exacte de bascule ni le traitement de l'exercice en cours. Plutôt que de vous donner une réponse logique mais inventée, je vous dis ce qui est écrit et je vous renvoie à votre fiduciaire si vous approchez de la limite. Si vous êtes à CHF 450'000, c'est l'année de poser la question, pas l'année suivante.

Dix ans. C'est la durée de base. Elle revient de deux côtés.

Côté droit comptable, « les pièces comptables et les différents rapports liés à la comptabilité de l'entreprise doivent être conservés pendant au moins dix ans » (art. 958f CO). Côté fiscal, les justificatifs relatifs à l'activité indépendante se conservent dix ans également (art. 126, al. 3).

Si vous êtes assujetti à la TVA, l'Administration fédérale des contributions ajoute une couche. Les livres et les pièces se gardent jusqu'à l'expiration du délai de prescription absolu, soit dix ans à compter de la fin de la période fiscale concernée (art. 42, al. 6, LTVA). Et pour les documents commerciaux qui se rapportent à des biens immobiliers, la durée passe à vingt ans (art. 70, al. 3, LTVA).

Le format électronique est admis. Ses conditions ne vivent pas dans le Code des obligations mais dans une ordonnance dédiée, l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, RS 221.431). Elle pose des exigences d'intégrité, de disponibilité et de contrôle des supports. Je ne l'ai pas dépouillée article par article pour cette édition et je ne vais donc pas vous en résumer les conditions. Retenez simplement ceci : scanner vos quittances est permis, à condition que le classement soit sérieux. Une photo floue dans la galerie de votre téléphone, non.

Voici le mécanisme que je voudrais vraiment que vous gardiez, parce qu'il explique la mauvaise surprise la plus fréquente chez les indépendants qui démarrent.

Vos cotisations AVS, AI et APG ne sont pas calculées sur ce que vous annoncez. Le mémento officiel est clair : les acomptes que vous versez en cours d'année « sont des cotisations provisoires basées sur le revenu estimé de l'année de cotisation courante ». Ce sont « les cotisations définitives » qui sont « fixées sur la base de la taxation fiscale ». Et ensuite, les caisses de compensation « calculent la différence entre les acomptes de cotisation payés et les cotisations définitives ».

Suivez la chaîne. Vos relevés nourrissent votre déclaration d'impôt. Votre déclaration produit votre taxation. Votre taxation fixe vos cotisations définitives. La caisse compare avec ce que vous avez déjà versé, puis elle vous envoie la différence.

Autrement dit, votre tableur de cette année décide d'une facture que vous recevrez dans un an ou deux, à un moment où vous aurez oublié comment vous aviez compté. C'est la raison la plus concrète de tenir vos comptes proprement dès le premier mois. Pas la peur d'un contrôle. La trésorerie.

Le corollaire pratique : mettez de côté, sur un compte à part, une part de chaque facture encaissée pour les impôts et les cotisations. Vous ne pouvez pas calculer le montant exact à l'avance. Vous pouvez décider dès maintenant que cet argent n'est pas à vous.

Sans logiciel, pour une première année. Un tableur suffit largement.

Un onglet « recettes ». Une ligne par facture encaissée : date, client, numéro de facture, montant, mode de paiement. Si vous êtes assujetti à la TVA, une colonne pour le montant hors taxe et une pour la TVA, comme vu dans l'Édition 8.

Un onglet « dépenses ». Une ligne par dépense professionnelle : date, fournisseur, objet, montant, référence du justificatif. Numérotez vos justificatifs et reportez le numéro dans la ligne. C'est ce détail qui fait la différence le jour où on vous pose une question. Pas le choix du logiciel.

Un onglet « privé ». Vos prélèvements et vos apports, en deux colonnes, avec la date.

Un onglet « patrimoine ». Au 31 décembre : ce que l'activité possède (solde du compte professionnel, factures émises non encore payées, matériel) et ce qu'elle doit (factures reçues non encore payées, crédits liés à l'activité). C'est votre état des actifs et des passifs.

Une récapitulation en fin d'exercice, comme le demandent les instructions fribourgeoises. Les totaux de chaque onglet, sur une page.

Et un classeur, physique ou numérique, où chaque justificatif porte son numéro. Voilà. C'est tout le dispositif.

Remplissez-le une fois par semaine, un quart d'heure. Pas une fois par an.

On suit la chaîne jusqu'au bout. Comment votre revenu d'indépendant est imposé : ce que l'administration considère comme votre bénéfice, ce que vous pouvez déduire, comment fonctionnent les acomptes fribourgeois. C'est la suite logique de ce que vous venez de lire.

D'ici là, prenez soin de vous. Et ouvrez ce compte séparé.

Claudino

swissadmin.ai — l'administration suisse, enfin claire.

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swissadmin.ai — Claudino Tavares Monteiro, entreprise individuelle, 1630 Bulle (FR). Information générale, sans valeur de conseil individualisé : pour votre situation particulière, adressez-vous à une fiduciaire, à votre caisse de compensation ou au Service cantonal des contributions.